Advies & verbeteren
Procesoptimalisatie door KlantReizen & easyScrum
Hoe ziet jouw ideale proces eruit? Welke ideeën en wensen hebben je collega’s en klanten hierbij? En hoe zorg je er dan voor dat die verbeteringen ook echt doorgevoerd kunnen worden? Met KlantReizen en EasyScrum natuurlijk! Met onze klantReizen inventariseren we eerst alle procesverbeteringen. Daarna gaan we aan de slag met easyScrum om alle verbeteringen, voorzien van de juiste prioriteiten, ook daadwerkelijk te implementeren.
Met onze KlantReizen brengen we zowel de eisen en wensen van klanten als van je collega’s in kaart. Dat doen we door het organiseren van in- en externe klantReizen die we volledig op elkaar afstemmen. Na het doorlopen van de klantReizen heb je een helder beeld van alle procesverbeteringen, inclusief een logisch overzicht van alle prioriteiten. Om vervolgens deze verbeteringen te realiseren, gaan we aan de slag met easyScrum. EasyScrum is een methode waarmee je samen met je collega’s aan de slag gaat met het verwezenlijken van jouw ideale proces. Dit doe je steeds in kleine stappen en met volledige betrokkenheid van de organisatie. Zo borg je ook echt dat de verbeteringen worden doorgevoerd in de praktijk. Bovendien vormt het tegelijkertijd de basis voor het continu verbeteren. En, niet onbelangrijk: het is ook nog erg leuk om toe te passen!
Wat is easyScrum?
Met easyScrum maken we, vanuit de organisatiestrategie en het beleid, steeds de verbinding met de praktijk. Dit doen we altijd samen met de ‘werkvloer’ (bottom-up) waardoor we maximaal werken aan de acceptatie van de medewerkers. En dat zorgt voor direct resultaat én veel plezier.
We starten met het verkennen van de strategische kaders en het vaststellen van de strategische doelstellingen. Dit is de basis van waaruit de medewerkers de processen kunnen optimaliseren. Daarna gaan we op klantReis. In deze sessies gaan we samen met medewerkers, en eventueel klanten, de bedrijfsprocessen analyseren en inventariseren welke verbeteringen er allemaal mogelijk zijn.
We doen dit volgens de principes van Lean, waarbij maximale klanttevredenheid en zo efficiënt mogelijk (samen)werken de uitgangspunten zijn. De uitkomst van een klantReis beschrijft het gewenste proces, maar ook de belemmeringen die we moeten wegnemen om het doel te behalen. De “werkvoorraad van verbeterpunten” wordt beschreven en gecategoriseerd in onderdelen zoals de organisatie, cultuur, kennis, processen en systemen.
Wanneer de klantReis de start is van een selectietraject, dan vormen de verbeterpunten de basis voor zowel het Programma van Eisen als de Use Cases (als input voor onder andere de demo’s die de leveranciers geven). Maar niet alle verbeterpunten zijn ICT gerelateerd. Met verbeteringen op het gebied van kennis, cultuur en organisatie kan bijvoorbeeld gelijk gestart worden.
Alle verbeteringen sorteren we vervolgens samen met de organisatie op impact, inspanning en prioriteit. Zo kunnen we heel gericht verbeteren. Dit doen we via een op maat gemaakte scrum-methode. Verbeteringen worden kort cyclisch ingevoerd via sprints van maximaal drie weken. Na elke sprint volgt een review en een demo aan de betreffende collega’s. Zo maken we het proces met elke sprint beter en betrekken we de hele organisatie.
